Déroulé minute par minute d'un événement : modèle

Le déroulé, ou conducteur, est le document que lisent tous ceux qui font l'événement le jour J. Il indique qui fait quoi, à quelle heure, où, avec quel matériel et qui on prévient si ça dévie. Un bon déroulé ne raconte pas le programme : il organise son exécution. Un programme dit ce que les participants vivent ; le déroulé dit ce que l'équipe fait pour que ça se passe.

Les colonnes du tableau

Pour chaque séquence, trois informations suffisent pour éviter les questions du jour J : l'heure de début, la personne qui la conduit, et ce qu'il faut avoir sur place. Ajoutez une colonne « temps de passage » si une séquence dépend d'une autre.

Ce qu'il faut prévoir en plus

Les déplacements. Si des personnes changent de lieu, indiquez le trajet, le temps de marche ou de navette, et le responsable du groupe. Pour un événement qui occupe la voie publique, le dossier de déclaration demande un itinéraire écrit si le parcours implique un déplacement de personnes. La page démarches en mairie reprend ce point, avec la règle de délai à vérifier.

Les temps morts. Prévoyez une tranche tampon de dix à quinze minutes après les séquences les plus longues, et une pause repas notée comme une séquence.

Les points de contact. Un numéro par responsable, un point fixe pour l'accueil, un lieu de repli pour l'équipe. Le numéro est dans le déroulé, pas dans un message perdu.

Le plan B. Les séquences sensibles (extérieur, démonstration, retransmission) renvoient à une ligne du plan B.

Prompt 1 : créer le déroulé à partir du programme

Tu es régisseur d'événements. Voici le programme de [nom de l'événement] le [JJ/MM/AAAA] : [coller le programme avec les horaires prévus].
Lieux : [liste des lieux]. Équipe : [fonctions et noms].

Construis un déroulé minute par minute en tableau : heure, séquence, lieu, responsable, matériel et accès, relais en cas de retard.
Ajoute une tranche tampon après chaque séquence de plus de trente minutes. N'invente aucun intervenant, aucun horaire, aucun matériel : écris « à confirmer » quand l'information manque.

Prompt 2 : extraire les consignes par personne

À partir de ce déroulé : [coller le tableau], rédige pour [nom de la personne] un extrait d'une page : ses séquences, ses heures, son lieu, son matériel, son relais, et les trois choses à ne pas oublier. Ton direct, phrases courtes. Pas de texte qui ne concerne pas cette personne.

Prompt 3 : repérer les conflits

Voici le déroulé : [coller le tableau]. 1. Repère deux séquences qui demandent le même lieu ou la même personne au même moment. 2. Repère les séquences sans responsable ou sans matériel. 3. Repère les déplacements sans temps de trajet. Présente le résultat en liste courte, sans réécrire le tableau.

Un exemple concret

Pour une soirée d'entreprise de 150 personnes, le déroulé commence à 17 h 30 par l'accueil et le vestiaire, puis l'allocution à 19 h 00, le dîner à 19 h 30, et la remise de prix à 22 h 00. Le régisseur note que la remise de prix dépend du plateau de la sonorisation, qui doit être prêt à 21 h 45 ; si le traiteur est en retard, le relais est le responsable accueil, qui décale le service de dix minutes. Chaque ligne a un nom et un téléphone.

À vérifier

• Chaque séquence a une heure, un responsable et un lieu.
• Les temps de déplacement sont pris en compte, pas seulement les temps de présentation.
• Le déroulé est imprimé et envoyé à tous, avec leur extrait.
• Les numéros de téléphone sont à jour, testés la veille.
• Les séquences en extérieur ont une ligne de repli.

Pour fixer les dates qui précèdent le jour J, reprenez le rétroplanning. Les intervenants reçoivent leur consigne par la page brief intervenant. Pour les personnes invitées, le mail de rappel suit la règle décrite dans l'invitation et les relances.

Pour aller plus loin

Après l'événement, gardez le déroulé tel qu'il a été joué, avec les écarts notés en marge. C'est le document le plus utile pour la prochaine édition, bien plus qu'un souvenir. Le bilan s'appuie dessus pour dire ce qui a glissé et pourquoi.