Budget prévisionnel d'événement : postes et prompt

Un budget prévisionnel d'événement répond à une question simple : combien l'événement va coûter, combien il peut rapporter, et qu'est-ce qui peut faire varier les deux. Il ne sert pas à fixer un prix au hasard. Il sert à savoir, avant de signer, si le projet tient dans les moyens prévus, et à décider quels postes réduire si ce n'est pas le cas.

Cette page donne la structure. Elle ne donne aucun montant : chaque poste se chiffre avec vos devis, vos tarifs écrits ou les chiffres réels d'une édition précédente. Un chiffre sans source n'a pas sa place dans le budget.

La structure en deux colonnes

Les dépenses. Lieu et location, restauration et boissons, prestations techniques (son, lumière, écran), décor et signalétique, intervenants et animation, transport et hébergement, assurance, démarches administratives éventuelles, communication imprimée, matériel de jour J, remerciements et cadeaux, imprévus.

Les recettes. Billetterie ou participation, subventions si elles sont accordées, sponsors, ventes sur place (buvette, produits), contributions des participants. Pour chaque recette, notez si elle est acquise (écrite), probable (demande en cours) ou espérée.

Les hypothèses, à écrire à côté

Chaque poste a une hypothèse : nombre de personnes, durée, tarif retenu, source du tarif, date du devis. Sans hypothèse écrite, le budget ne se défend pas devant un associé ou un bureau. Une colonne « source » suffit : devis n° [x] du [date], tarif public du [date], estimation à partir de l'édition [année].

Une recette à ne pas oublier : la buvette

Pour une association, les ventes de boissons peuvent avoir des règles propres. La fiche lue sur justice.fr indique, pour la buvette tenue par une association, que la vente de boissons avec alcool dépend d'une autorisation du maire dans certains cas, et que le nombre d'autorisations est limité. Le texte précise aussi, à propos de la fiscalité, que les recettes peuvent être lucratives « dès le premier euro si elles occupent une part prépondérante du budget, ou au-delà de 78 596 € par an si elles sont accessoires ». Ces seuils viennent de cette fiche ; ils se vérifient auprès de l'administration fiscale et de votre expert-comptable. La page buvette d'association détaille les règles de la vente de boissons.

Prompt 1 : construire la structure du budget

Tu es contrôleur de gestion pour [une association / une entreprise]. Je prépare le budget de [nom de l'événement], le [JJ/MM/AAAA], pour [nombre] personnes.

Construis un tableau à cinq colonnes : poste, montant prévu HT, montant prévu TTC, source du montant, hypothèse. Sépare dépenses et recettes. Ajoute une ligne « imprévus » à [pourcentage] % des dépenses, à confirmer par moi.
Ne propose aucun montant : laisse « [à renseigner] » dans la colonne montant. Signale les postes qui me manquent d'après le type d'événement.

Prompt 2 : contrôler les hypothèses

Voici mon budget : [coller le tableau]. Pour chaque ligne, dis si l'hypothèse est écrite et vérifiable, si la source est un devis ou une estimation, et si le poste risque de varier avec le nombre de personnes. Présente le résultat en trois listes : hypothèses solides, hypothèses à confirmer, postes sans hypothèse.

Prompt 3 : préparer la version à présenter

Rédige une note de présentation du budget de [nom de l'événement] de 200 mots au plus, pour [destinataire]. Elle indique le total des dépenses et des recettes prévues, l'écart, les deux postes les plus importants et les décisions à prendre. Reprends uniquement les chiffres du tableau : [coller le tableau]. Ne qualifie pas le projet, ne promets aucun résultat.

Un exemple concret

Pour un salon professionnel tenu par une association, le tableau distingue la location du stand, le matériel, l'impression et les ventes de boissons. La ligne buvette porte la mention « à vérifier auprès de la mairie », avec la date de demande. Le total des recettes ne comprend que les sommes acquises par écrit ; les sponsors espérés figurent à part, pour qu'on ne compte pas sur eux si le budget doit être serré.

À vérifier

• Chaque montant a une source écrite.
• Les dépenses sont en HT et TTC de la même manière dans tout le tableau.
• Les recettes acquises et espérées sont séparées.
• Les seuils fiscaux et les règles sur les boissons sont vérifiés auprès de votre expert-comptable et de la mairie.
• Une ligne imprévus existe.

Le budget suit le rétroplanning : chaque devis a une date de signature. Les montants des prestataires se préparent avec le brief prestataire. Le bilan compare ensuite le prévu et le réalisé.

Pour aller plus loin

Gardez le budget prévisionnel et le budget réel côte à côte, avec un écart en euros et en pourcentage. Quand l'écart dépasse un seuil que vous avez fixé, notez la cause en une phrase. Au bout de deux ou trois éditions, le tableau devient le meilleur outil pour fixer le prochain budget.