Mail d'invitation et relance des invités : prompts

Une invitation doit donner envie de venir et dire ce qu'il faut savoir : date, heure, lieu, tenue, inscription, personne à contacter. Les relances servent à rappeler l'échéance d'inscription, pas à répéter le message. Pour ces mails, la question qui compte est souvent moins le texte que la liste : d'où viennent les adresses, et qui a accepté de les recevoir.

Séparer trois cas

Les personnes que vous connaissez déjà. Collègues, familles, membres d'une association : une invitation personnelle suffit, dans la mesure où le message reste lié à l'événement.

Les clients et anciens clients. La CNIL indique, sur cnil.fr, que le consentement n'est pas requis pour solliciter ses clients sur des produits ou services analogues à ceux qu'ils ont déjà achetés. Ces clients doivent toutefois pouvoir s'opposer « de manière simple et gratuite », dès la collecte puis à chaque envoi.

Les contacts recueillis autrement (salon, site web, liste achetée) : ici, le consentement préalable est la règle pour les particuliers. Sans lui, n'envoyez pas l'invitation à titre publicitaire. Ce cas demande une vérification précise : votre situation peut relever d'autres règles. Renseignez-vous auprès de votre conseil ou de la CNIL.

Ce que l'invitation doit contenir

• L'objet, qui dit l'événement et la date : « Séminaire du [JJ/MM/AAAA] : inscrivez-vous avant le [JJ/MM/AAAA] ».
• Le lieu, l'heure d'arrivée, la durée, le format (repas, atelier, visite).
• La tenue, si elle compte, et les informations pratiques (accès, parking, accessibilité).
• Le lien ou le bouton d'inscription, la date limite et la personne à joindre.
• Une ligne pour se désinscrire ou ne plus recevoir de messages, sans justification.

Évitez les pièces jointes lourdes. Un mail court, avec un lien vers la page de détail, passe mieux dans les boîtes de réception.

Les données à collecter

Demandez le nécessaire : nom, prénom, adresse électronique, présence, régimes alimentaires si un repas est prévu. Une date de naissance, un numéro de sécurité sociale ou une photo de pièce d'identité n'ont pas leur place dans une invitation. Un tableur de contacts doit rester à l'usage de l'organisateur, avec un accès limité.

Prompt 1 : rédiger l'invitation

Rédige un mail d'invitation de 150 mots au plus pour [nom de l'événement], le [JJ/MM/AAAA] de [heure] à [heure], à [lieu]. Public : [qui reçoit le mail, et son lien avec nous]. Inscription avant le [JJ/MM/AAAA] via [lien].
Structure : objet ; une phrase d'accroche ; le programme en trois puces ; les informations pratiques ; le bouton d'inscription ; une ligne de désinscription : « Vous recevez ce message parce que [raison]. Pour ne plus recevoir nos invitations, répondez « désinscription ». »
Ton chaleureux, vouvoiement, sans superlatif. N'invente ni intervenant, ni lieu, ni horaire : écris « à confirmer » si l'information manque.

Prompt 2 : rédiger la relance

Rédige une relance de 60 mots au plus pour l'événement [nom], à envoyer [nombre] jours avant la date limite d'inscription, aux personnes qui ne se sont pas encore inscrites. Une phrase pour rappeler l'échéance, une pour le lien, une ligne de désinscription. Pas de culpabilisation, pas de compte à rebours en majuscules.

Prompt 3 : contrôler la liste avant envoi

Voici les colonnes de ma liste d'invités : [liste des en-têtes, sans les données]. Pour chaque colonne, dis si elle est nécessaire pour envoyer une invitation et gérer l'inscription, si elle est facultative, ou si elle n'a pas sa place. Ne traite aucune donnée personnelle : je ne te donne que les noms de colonnes.

Un exemple concret

Pour un séminaire d'entreprise, les collègues reçoivent une invitation personnelle avec le programme et un bouton d'inscription. Les partenaires qui sont déjà clients reçoivent le même mail, avec une ligne pour s'opposer à de futurs envois. Une liste de contacts recueillis lors d'un salon n'est pas utilisée sans vérification : l'équipe décide de ne pas l'utiliser pour cette invitation tant que l'accord n'a pas été recueilli.

À vérifier

• Chaque destinataire a un lien avec l'événement ou a donné son accord pour ce type de message.
• Le mail indique qui envoie et comment se désinscrire.
• La date limite d'inscription est dans le mail et dans l'objet ou l'accroche.
• Les colonnes de la liste servent à l'événement et rien d'autre.
• Les réponses sont conservées dans un outil dont vous connaissez l'emplacement.

Pour le contenu du programme annoncé dans l'invitation, voyez le déroulé minute par minute. Une fois l'événement passé, le questionnaire de satisfaction suit le même principe. Si votre communication s'adresse au public et aux médias, la page posts sur les réseaux couvre les annonces publiques.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Pour aller plus loin

Pour une invitation qui revient chaque année, gardez un modèle de mail et une liste de contacts nettoyée à chaque édition. Supprimez les adresses qui ne répondent plus et les personnes qui se sont désinscrites. Un fichier propre est plus simple à justifier qu'un fichier grand.