Brief pour un animateur ou un intervenant d'événement

Un intervenant ou un animateur n'est pas un prestataire comme les autres : il porte le message de l'événement, parle à la place de l'organisateur et se retrouve souvent seul face au public. Un brief écrit lui évite de découvrir la salle, le temps imparti ou le public le jour même. Il sert aussi à protéger l'organisateur : tout ce qui a été dit à l'intervenant est écrit, et tout ce qu'il doit faire aussi.

Le brief tient en deux pages. Il est envoyé au moins une semaine avant, puis relu avec l'intervenant lors d'un court échange.

Ce que contient le brief

L'objectif de l'intervention. Une phrase : ce que le public doit retenir ou faire à la fin. « Les participants repartent avec trois critères pour choisir un prestataire » vaut mieux que « parler de l'innovation ».

Le public. Nombre approximatif, profil, niveau de connaissance, ce qu'il attend. Un public de dirigeants et un public de salariés n'attendent pas la même chose.

Le format. Durée exacte, temps de questions, support projeté ou non, micro, lieu et configuration de la salle.

Les horaires et le déroulé. L'heure d'arrivée, l'heure de passage, l'heure de fin. Ajoutez la personne qui l'accueille et le lieu de repli si l'heure change. Le déroulé minute par minute reprend ces éléments pour toute l'équipe.

Les consignes pratiques. Accès, parking, badge, repas, interdiction de publier ou non, téléphone du responsable le jour J.

Ce qui est pris en charge. Déplacement, hébergement, rémunération si elle existe, frais à présenter. N'écrivez un montant que si vous l'avez déjà validé.

L'image et la captation. Dites si l'intervention est filmée, photographiée, diffusée en direct ou publiée ensuite, et demandez un accord écrit avant. Un intervenant peut refuser la publication de son image ; prévoyez ce cas dans le brief.

Les questions à éviter. Sujets exclus, personnes ou entreprises à ne pas citer, points d'actualité à ne pas aborder.

Prompt 1 : rédiger le brief

Rédige un brief de deux pages au plus pour [nom de l'intervenant / de l'animateur], qui intervient le [JJ/MM/AAAA] de [heure] à [heure] à [lieu], dans le cadre de [nom de l'événement].
Objectif : [une phrase]. Public : [nombre approximatif, profil]. Format : [durée, questions oui/non, support, micro].
Contenu : horaires d'arrivée et de passage ; accueil [nom, téléphone] ; consignes pratiques ; prise en charge [à compléter] ; captation et publication [à compléter] ; sujets à éviter [liste].
Ton courtois, vouvoiement. Ne fixe aucun montant, aucune date limite de paiement, aucune règle de publication : écris « à confirmer » quand je ne les ai pas fournis.

Prompt 2 : préparer l'animateur à la séquence de questions

L'intervenant ou l'animateur [nom] va répondre à des questions du public pendant [durée] minutes sur [sujet]. Prépare-le avec : 8 questions probables du public (formulées comme un participant les poserait), pour chacune une réponse de 30 secondes qui reste dans le périmètre de l'intervention [coller le résumé de l'intervention], et une phrase pour renvoyer vers une personne ou un document si la question sort du sujet. Ne donne aucun chiffre que je n'ai pas fourni.

Prompt 3 : fiche de présentation pour l'accueil

Rédige une fiche de présentation de 80 mots au plus pour l'animateur [nom], à lire à l'accueil ou par le maître de cérémonie. Elle indique son rôle, son sujet, son parcours tel que je le donne : [coller les éléments validés par la personne]. Ton sobre, pas d'adjectif élogieux qui ne soit pas dans les éléments fournis.

Un exemple concret

Pour un salon professionnel, un conférencier doit présenter une demi-heure sur la gestion des stocks, avec dix minutes de questions. Le brief indique l'heure d'arrivée à 9 h 15, le passage à 10 h 00, la salle B avec un micro-cravate et un écran, le public de dirigeants de petites entreprises, et l'accord demandé pour une photo de la session. Le conférencier répond par écrit sur la captation. Le jour J, un bénévole l'accueille à 9 h 15 et le conduit en salle.

À vérifier

• L'objectif de l'intervention tient en une phrase.
• Les horaires et le lieu sont confirmés par écrit.
• Les frais et la rémunération éventuelle sont validés avant l'envoi.
• L'accord pour la captation et la publication est écrit, avant l'événement.
• Un nom de personne joignable le jour J figure dans le brief.

Pour le calendrier de la prise de contact, voyez le rétroplanning. Si l'intervenant participe à un événement sur la voie publique, le dossier de déclaration demande la liste des membres de l'équipe d'organisation : la page sur les démarches en mairie indique ce qui est demandé, et la mairie confirme. Pour l'invitation du public à cette intervention, voyez le mail d'invitation.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Pour aller plus loin

Après l'intervention, envoyez un mot de remerciement et, si l'intervenant a accepté, le support ou la vidéo. Gardez le brief et les accords dans le dossier de l'événement : si la même personne revient l'année suivante, vous repartez de ce document, pas d'un souvenir.